產品介紹
會議管理系統(tǒng)是一個專注于提供一站式會議活動解決方案服務的產品。該系統(tǒng)以“凡是會議，必有準備；凡是會議，必有主題；凡是會議，必有結果；凡是散會，必有事后追蹤”為核心理念，通過信息化手段固化企業(yè)重要會議的全生命周期管理流程，并與公文管理、日程管理、任務管理等功能集成實現跨地區(qū)、跨企業(yè)、跨終端的智能溝通協作。通過信息化手段實現了會前、會中、會后及會后追蹤的全生命周期管理，從而打造了一個高效、專業(yè)、智能、極簡的無紙化會議管理模式。
產品特點
| 序號 | 關鍵詞 | 介紹 |
| 1 | 私有化部署 | 企業(yè)可以將系統(tǒng)部署在自己的服務器上，保護會議信息和數據的安全性，同時滿足企業(yè)的數據隱私要求 |
| 2 | 跨部門協作 | 團隊成員可以在系統(tǒng)中共同編輯會議議程、材料等，實現實時協作和信息共享，提高團隊協同效率 |
| 3 | 會議資料分發(fā) | 與會者可在查看到相關資料，確保與會者對會議資料進行了解，有利于會議的準備和參與 |
| 4 | 會議通知 | 自動發(fā)送會議通知和提醒，提前通知與會者會議時間、地點等重要信息，減少信息傳遞的時間和失誤 |
| 5 | 會議簽到 | 可通過二維碼、人臉識別、人工三種簽到方式進行簽到，并記錄請假事由，確保會議出席情況的準確記錄 |
| 6 | 會議記錄 | 記錄會議內容和討論，包括會議記錄、會議筆錄、語音轉文字等，方便后續(xù)回顧，避免遺漏重要信息 |
| 7 | 專人專項跟進 | 指定會后跟進人員，負責會議后的跟進項跟進和執(zhí)行，確保會議決議和任務得到及時跟進 |
| 8 | 會議檔案和信息檢索 | 建立會議檔案，將會議記錄、材料和相關信息整理存檔，便于后續(xù)檢索和查閱，提高會議信息的管理 |
| 9 | 多設備協同 | 與會者可以通過電腦、手機或平板等設備訪問系統(tǒng)，實現跨設備的信息同步和協同工作 |
會議門牌，您的會議管理助手
會議信息展示
會議門牌與會議管理系統(tǒng)實時連接，可以在預定狀態(tài)變化時自動更新，并通過系統(tǒng)通知與會者相關變更。通過會議門牌可直觀了解到正在進行的會議及接下來的會議，快速了解會議內容，做好參會準備。
二維碼簽到
會議門牌的二維碼簽到功能通過智能二維碼技術，為會議參與者帶來便捷的簽到體驗。參會人員只需使用手機掃描會議門牌上的獨特二維碼，即可自動完成簽到流程，省去等待和手動操作。
人臉識別簽到
參會者無需觸摸設備，只需在會議門牌前進行人臉掃描即可自動完成簽到。這種簽到方式不僅提高了安全性，還節(jié)省了時間和努力。人臉簽到數據被準確記錄并自動傳輸至會議管理系統(tǒng)，使組織者能隨時掌握與會者情況。
數據保密鐵壁，會議隱私無憂
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設備授權
只允許授權的移動設備訪問會議系統(tǒng)，增強對移動設備的控制和管理，防止未經授權的設備訪問。 -
數字水印
在會議資料和文檔中添加水印，以防止截屏和未經授權的復制，保護資料的原始性和隱私。 -
日志與監(jiān)控
實時監(jiān)測系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時識別和響應異常情況，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和合規(guī)性。
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保密會議數據自消
對于保密級別的會議，設定會議結束后自動清除會議資料、記錄及數據，減少數據泄露風險。 -
權限控制
根據用戶角色和職能，設置不同級別的權限，確保用戶只能訪問他們需要的信息和功能。 -
私有化部署
企業(yè)可以將系統(tǒng)部署在自己的服務器上，保護會議信息和數據的安全性，同時滿足企業(yè)的數據隱私要求。
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功能概括
會議室專項——優(yōu)化資源管理
會議室管理是指對組織內的會議室資源進行有效管理和利用的一種系統(tǒng)化的方法。它涉及到會議室的預訂、安排、使用和維護等方面，以確保會議室資源的高效利用，提高組織的會議效率和工作效率, 解決會議室適用沖突。
- 支持移動端、PC端等多渠道預訂模式
- 實時同步會議室使用狀態(tài)，可查看會議室占用情況
- 會議室標配會議平板，可在門口查看到會議信息及人員簽到
- 會議室資源釋放，杜絕資源浪費
- 可視化預訂，減少會議室占用沖突情況
會議預約專項
會議管理系統(tǒng)的預約模塊是系統(tǒng)的一個重要組成部分，它提供了一個方便和高效的方式來預訂會議室?？稍跁斑M行會議室選擇、時間預訂、會議基礎信息填寫、議程添加、與會者添加、訪問權限管理等設置。
- 可多個協作者進行會議材料整合及梳理，防止出現紕漏
- 解決數據斷層，有效整合線上線下資源
- 一鍵批量導入與會者，高效精準
- 在預約模塊中，管理員或會議組織者可以設置會議賦權，即確定哪些人可以參加會議以及他們的權限級別。這可以包括指定主持人、演講者、參與者和觀眾等角色，并為他們提供不同的訪問權限和功能。
通知與提醒
會議通知包括會議目的、人員、時間、地點、會議議程以及會議要求等。會議前期通知參會人員，會議上需要討論的資料隨通知發(fā)給參會人員，可多渠道查看資料，讓參會人員做好準備，從而提高會議效率。
- 會議通知與提醒通過多種渠道進行傳達，如電子郵件、短信、企業(yè)微信通知等。根據與會者的偏好和可用的通信方式，選擇合適的渠道發(fā)送通知，提高信息的傳達率。
- 會議通知與提醒應提供詳細的會議信息，這樣可以確保與會者對會議的要求和期望有清晰的了解，并能準備好相應的材料和設備。
- 如果會議時間、地點或議程發(fā)生變更，會議通知與提醒應能夠及時發(fā)送變更通知，確保與會者了解最新的會議信息。這樣可以避免因信息不準確而導致的混亂和誤解。
議程專項
議程模塊允許組織者在系統(tǒng)中創(chuàng)建和編輯會議議程，包括確定議程主題、演講者、時間段和活動等。通過議程模塊，組織者可以輕松創(chuàng)建和編輯議程，將不同的議題和時間段分配給相關演講者，并為與會者提供詳細的會議日程信息。
- 組織者安排會議的階段和議題，確保每個議題都有足夠的時間和安排。這有助于控制會議的時間管理和流程順序。
- 組織者指定演講者或活動負責人，并將他們與相應的議題和時間段關聯起來。
- 組織者實時更新會議議程，并通過會議管理系統(tǒng)發(fā)送變更通知給與會者。
- 議程模塊提供詳細的會議議程信息，包括議題、演講者、時間和地點等。與會者可以提前查看議程，了解會議的內容和安排，以便做好相關準備和參與討論。
跟進專項
跟進落實模塊允許會議組織者或參與者記錄和追蹤在會議期間或會議后需要執(zhí)行的任務、行動或決策，跟進事項落實到個人。該模塊提供一個集中管理這些任務的平臺，并確保任務的落實和完成。
- 跟進落實模塊可創(chuàng)建、分配和管理各種任務，指定任務的負責人、截止日期、優(yōu)先級和相關說明，以確保任務得到及時執(zhí)行。
- 通過提醒和通知功能，及時提醒任務的負責人完成任務。系統(tǒng)可以發(fā)送電子郵件、短信或應用程序通知，確保任務不會被遺忘或延遲。
- 提供了對任務進展的跟蹤和監(jiān)控。用戶可查看任務的狀態(tài)、完成時間和相關注釋，了解任務的進度和執(zhí)行情況。這有助于及時識別和解決任務執(zhí)行中的問題。
- 允許將任務與會議議題、參與者或其他相關內容進行關聯。
歸檔專項
檔案管理模塊提供了一個集中存儲和管理會議文件和資料的平臺。它允許用戶上傳、分類、組織和檢索各種文件，如議程、演講稿、會議記錄、參會者名單、報告和圖片等。
- 根據標簽、文件夾或分類來組織和歸檔文件，可根據自己的需求創(chuàng)建文件夾結構，將文件分類存儲。
- 用通過檔案管理模塊將會議文件上傳到系統(tǒng)中，并與其他相關人員共享。
- 該模塊提供了強大的搜索和檢索功能，使用戶能夠快速找到需要的文件。用戶可以使用關鍵字、日期范圍、文件類型等進行搜索，以便快速定位和獲取所需文件。
- 該模塊提供安全性和權限管理功能，確保文件的機密性和保密性。用戶可以設置文件的訪問權限，只允許授權人員查看和編輯文件，保護敏感信息的安全。
"解放"人工
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智能化管理系統(tǒng)
為員工減負.
人工操作存在一定的出錯概率，且費時費力低效。智能化管理貫穿了會前、會中、會后，高概率優(yōu)化了人工操作，確保了數據及信息的正確性，及快速，徹底做到為員工減負，從而更高效的投入其他工作。
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- 會前
30%
不用專人對接議程重點及資料收集，現在可分配權限，多人協同管理，自行上傳
資料收集在本地，占用內存，運行速度慢；資料存儲在云端，不占內存，運行快速。
- 會中
60%
可進行二維碼、人臉簽到，正確率高且速度快
語音錄入可防止重點的缺失及遺漏
會中內容敲定可在線簽字，省去跑辦公室催辦時間
- 會后
90%
會中內容敲定可在線簽字，省去跑辦公室催辦時間
文件按序歸檔，存儲云端，方便調取復盤，不占內存
紀要下發(fā)多模板選擇，省去人工做表時間
- 會前
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閉環(huán)式管理體系
全面會控，完善優(yōu)化
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- 更專注于會議的組織、計劃、和管理，如：會議日程安排、參會者管理、會提通知、文檔共享、會議記錄等
- 用戶可將會議相關的文件上傳至系統(tǒng)，并與會議相關聯
- 記錄和跟蹤與會者的出席情況，并生成實時報告
- 提供專門的事項跟蹤功能，允許組織者在會后記錄和跟蹤會中提出的事項
- 相關人員收到負責人派發(fā)的會議跟進任務后，可實時提交跟進反饋及跟進進度記錄
- 存儲從會前直至會后完結整個過程的完整資料
- 提供更嚴格的檔案保密性和權限控制
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- 主要提供團隊協作和遠程溝通，提供如實時聊天、語音通話、視頻會議等
- 更依賴于外部的云存儲服務，存在會議保密性問題
- 主要通過與會者在線狀態(tài)和實時互動來進行判斷出席情況
- 更注重及時溝通，通常需要在聊天記錄中手動提醒和對事項追蹤
- 需要手動創(chuàng)建及人工協調和人工追蹤
- 存儲會中相關資料
- 檔案管理相對簡化，主要通過文件鏈接方位權限來實現
適用范圍
